برون‌سپاری فرآیندی است که در آن خدمات یا کارکردهای موردنظر سازمان از سوی شخص ثالث انجام می‌شود. برون‌سپاری مزایای متعددی دارد که از آن جمله می‌توان به هزینه های پایین (به علت صرفه جویی در مقیاس یا کاهش میزان کار)، افزایش بهره‌وری، تمرکز بیشتر بر روی راهبرد، واگذاری ریسک‌ها، دسترسی به مهارت‌ها یا منابعی که خود شرکت ندارد، دسترسی به آخرین فناوری‌ها و مالکیت معنوی اشاره کرد.
در کنار مزیت‌های متعدد برون‌سپاری، این فرآیند مخاطرات و چالش‌هایی را نیز با خود برای صاحبان کسب و کار به همراه دارد. کمبود دانش توسط شرکت اصلی که منجر به سختی کنترل و در مواقعی حتی عدم کنترل می‌شود، زبان و موانع فرهنگی، تفاوت‌های منطقه زمانی (در موارد برون‌سپاری خارج از کشور)، تضعیف روحیه کارکنان مقیم، از جمله چالش‌های احتمالی برون‌سپاری محسوب می‌شود.
اما سوال مهم این است که چگونه ارائه دهنده خدمات را انتخاب کنیم؟ انتخاب ارائه دهنده خدمات تصمیمی دشوار است. با این پیش‌فرض شروع کنید که هیچ کدام گروه‌های بیرون متناسب با خواسته شما نیستند. در این مرحله موازنه کردن نیازها ضروری است. در قدم اول برای تصمیم‌گیری آگاهانه، آنچه را که از برون‌سپاری انتظار دارید، بیان کنید؛ مهمترین معیارهای خود را استخراج کنید. مشخص کردن این موارد قبل از مذاکره با فروشندگان خدمات اهمیت بسیاری دارد، زیرا هر کدام از فروشندگان با دیدگاه خود و متناسب با ظرفیت‌ها و توانمندی‌های خود به انجام کار اقدام می‌کنند.
برای مصاحبه با فروشندگان خدمات چه سوالاتی باید پرسیده شود؟ چه چیزی برای شما مهم تر است؟ کل مبلغی که برون‌سپاری می‌تواند برای شما صرفه‌جویی کند چقدر است؟ در طول چه بازه زمانی می‌تواند این کار را انجام دهد؟ آیا می‌خواهید توانایی‌ها یا تخصص‌های گسترده‌ای را در یک زمینه خاص داشته باشید؟ آیا می‌خواهید نوع قرارداد شما قیمت مقطوع باشد یا گزینه‌های منعطف‌تر دیگری را ترجیح می‌دهید؟ هنگامی که شما نیازهای خود را تعریف کرده و اولویت بندی می‌کنید، بهتر می‌توانید تصمیم بگیرید که چه نوع موازنه برای شما ارزش ایجاد می‌کند.
به کارگیری مشاور برون سپاری
بسیاری از سازمان‌ها مشاور خارجی را برای کمک به تشریح الزامات و اولویت‌های برون‌سپاری به‌کار می‌گیرند. برای انتخاب این مشاور به درستی تحقیق کنید، بعضی از مشاوران در راستای منافع خود به جای کمک در ارزیابی ضرورت برون‌سپاری برای سازمان، شما را به سمت برون سپاری سوق می‌دهند. یک مشاور خوب می‌تواند به سازمان‌های بی‌تجربه در طول فرایند انتخاب فروشنده کمک کند.
شما می‌توانید برای شناسایی نیازهای برون سپاری از کارمندان خود نیز استفاده کنید و آن‌ها را در فرآیند تصمیم‌گیری دخیل کنید، زیرا آن‌ها از نزدیک با کار در ارتباط هستند و بهتر نیازها را تشخیص می‌دهند.
مذاکره برای قرارداد برون‌سپاری
ارائه دهنده خدمات هنگام ورود به جلسه یک اصل را در ذهن خود دارد، با قبول کمترین ریسک بیشترین سود را به دست بیاور. از طرفی واضح است که تمرکز شما بر روی کار فروشنده است، ایجاد توازن در تخصیص ریسک‌ها و مزایای دو طرف، هدف فرآیند مذاکره است. اما خریداران هوشمند در مذاکرات رهبری جلسه را بدست می‌گیرند و کارها را با توجه به مزایای خود اولویت‌بندی می‌کنند. هوشیار باشید و با ذکر و یادداشت موارد خود، الزامات پروژه را یادآوری کنید، ایجاد یک جدول زمانی و تاریخ تکمیل مذاکرات به تقویت روند مذاکرات کمک خواهد کرد. بدون این برنامه، چنین بحث‌هایی می‌تواند برای همیشه ادامه یابد.
هزینه‌های پنهان برون‌سپاری را به خاطر داشته باشید
کل مبلغ قرارداد برون‌سپاری با فروشنده، به‌طور دقیق هزینه‌های سازمان را از زمان آغاز فرآیند تا پایان مشخص نمی‌کند. مطالعات نشان می‌دهد که این مبلغ معمولا 10 درصد بیشتر از مبلغ برآورد قرارداد و مدیریت آن است. اما این هزینه‌های اضافه چه چیزهایی هستند؟ از جمله مهمترین هزینه‌های اضافی مربوط به برون‌سپاری عبارتند از:
هزینه ارزیابی و تجزیه و تحلیل به منظور تشخیص اینکه آیا برون سپاری انتخاب مناسبی است؟
هزینه تحقیق و انتخاب یک فروشنده
هزینه انتقال کار و دانش به کارفرما
هزینه‌های ناشی از اخراج احتمالی و مسائل مربوط به مدیریت منابع انسانی خود
مدیریت ارتباطات برون‌سپاری
مهم است که هزینه های پنهان را در هنگام برآورد هزینه‌های برون‌سپاری در نظر بگیرید.
در پایان باید خاطر نشان کرد که امروزه بسیاری از سازمان‌ها برون سپاری را امری ضروری و حتی نجات‌دهنده می‌دانند و بسیاری دیگر آن را کاری غیرمنطقی می‌پندارند و ترجیح می‌دهند تا خود تمامی کارها را انجام دهند. در این میان باید رویکردی مناسب را اتخاذ کرد، پیش از ارزیابی اینکه شما به برون‌سپاری نیاز دارید یا نه، باید به درک درستی از مفاهیم برون‌سپاری، نحوه تخصیص ریسک‌ها، نوع قرارداد، برآورد هزینه و نیازهای سازمان و مزایای و معایب آن دست یابید تا بتوانید در شرایط پیش آمده تصمیم درستی اتخاذ کنید.