آیا جلسات شما بینش جدید و ارزشمندی برای کسب و کارتان ایجاد می‌کند یا تنها یک نفر با شرح وظایف متعدد در حال صحبت کردن و بقیه در حال شنیدن هستند؟
آیا مکالمات نتیجه‌بخشی در مورد موضوعات اصلی کسب و کار انجام می‌شود یا به اشتراک گذاشتن و تکرار مواردی هستند که ماه‌ها درباره آنها صحبت کرده‌اید؟
آیا جلسات شما در حال پیشرفت هستند یا پسرفت؟
به این پنج سوال ارزیابی جلسات راهبردی، در مورد جلساتی که معمولاً در آن شرکت می‌کنید پاسخ دهید:
1) اطلاعات مربوطه قبل از جلسات ارسال می‌شوند تا در طی جلسات از مکالمات و ارایه یک‌طرفه خودداری شود. (بله یا خیر)
2) جلسات در ساعت مقرر شروع می‌شوند. (بله یا خیر)
3) افراد کاملاً متمرکز هستند و مشغول کارهای دیگر (مثلاً چک کردن تلفن همراه) نیستند. (بله یا خیر)
4) افراد جلسات را با درک واضح و روشن از این که هر کسی چه کاری باید انجام دهد و تا چه زمانی برای آن فرصت دارد، ترک می کنند. (بله یا خیر)
5) من از شرکت در جلساتی که هدف یا دستور کار آن مشخص نشده است، خودداری می‌کنم. (بله یا خیر)
در این نمونه مختصر، اگر تعداد پاسخ‌های «خیر» شما 3 عدد یا بیشتر است، شما نیازمند افزایش بازدهی و بهره‌وری جلسه‌ها هستید.
یک جلسه می‌تواند به عنوان جمع دو یا چند نفر تعریف شود که با تعامل جمعی و با استفاده از مکالمات برای پیشرفت در جهت یک هدف می‌کوشند. در استفاده از کلمات "تعامل" و "مکالمه" در تعریف توجه داشته باشید. اگر در جلسات و به خصوص ارتباط از راه دور، فقط شنونده هستید، شما نیاز به تغییر دارید.
تحقیقات نشان می‌دهد که جلسات حدود 40 درصد از زمان کاری مدیران را صرف می‌کند. اما برخی از داده‌های کلیدی جلسات بر اساس تحقیقات عبارتند از:
· حداکثر نیمی از محتوای جلسات یا مربوط به شرکت‌کنندگان نیست و یا خارج از موضوع جلسه هستند.
· 20 درصد از شرکت‌کنندگان در جلسه نباید در آن‌جا حضور داشته باشند.
· 40 درصد از زمان جلسه صرف اطلاعاتی می‌شود که می‌توان قبل از جلسه در اختیار اعضا قرار داد.
· 50 درصد جلساتی که مدیران در آن شرکت می‌کنند در ارزیابی «ناکارآمد» یا «بسیار ناکارآمد» گزارش می‌شوند.
اما پنج گام مهم وجود دارد که با دنبال کردن آنها می‌توانید رویکرد راهبردی‌تر در جلسات و ارتباطات تلفنی خود برقرار کنید:
1) انجام ممیزی جلسات
قبل از این که پزشک دارویی تجویز کند، ابتدا وضعیت بیمار را تشخیص می‌دهد. با همان رویکرد، قبل از این که دستورالعمل‌های جلسه جدید را تعیین کنید، بهتر است اول تعیین کنید که امروز چه اتفاقی می‌افتد. به فاکتورهایی مانند انواع جلساتی که در آنها شرکت می‌کنید، تعداد دفعات جلسات و مدت زمان آنها توجه کنید. سپس دلایل تشکیل این جلسات را بررسی کنید و در صورت وجود جلساتی که ضروری نیستند آنها را شناسایی کنید. پس از اتمام ممیزی، اطلاعات مفیدی برای شکل دادن به وضعیت آینده جلسات فراهم شده است.
2) اشتباهات جلسه فعلی را مشخص کنید
اشتباهات جلسات در سه مرحله انجام می‌شوند: قبل از جلسه، در هنگام جلسه و بعد از جلسه. همچنین می‌توان آنها را به عنوان اشتباهات مدیر یا شرکت‌کنندگان دسته‌بندی کرد. به عنوان مثال، یک اشتباه معمول مدیران در هنگام جلسه، ناتوانی در مدیریت و حذف مکالمه‌های خارج از مسیر جلسه است. یک اشتباه معمول شرکت‌کنندگان در هنگام جلسه، انجام کارهای دیگر است، که عدم علاقه به موضوع یا عدم احترام به شخصی که در حال صحبت کردن است، را نشان می‌دهد.
3) به مدیران آموزش دهید که چه چیزی خوب است
این مرحله را با جمع‌آوری بهترین شیوه‌های فعلی که توسط مدیران درون سازمان استفاده می‌شود، شروع کنید. سپس به بیرون نگاه کنید تا ببینید که چه اصول و رهنمودهایی توسط سازمان‌های دیگر در داخل و خارج از صنعت شما در ارتباط با جلسات استفاده می‌شود. نمونه‌هایی از اصول بهترین شیوه شامل مواردی مانند «تعیین تصمیم‌گیری‌هایی که در جلسه باید انجام شوند» و «تشکیل جدول شرکت‌کنندگان برای ارتباطات تلفنی» است. از این روش‌ها می‌توان برای تهیه لیستی از استانداردهای جدید جلسه استفاده کرد.
4) از ابزارهای جلسه استفاده کنید
یکی از کلیدهای اصلی جلسات موثر و کارآمد، هم‌ترازی اهداف این جلسه با ابزارها و فرآیندهای مناسب برای رسیدن به آن‌هاست. به عنوان مثال، اگر شما یک جلسه توسعه راهبردی برنامه‌ریزی کرده‌اید، بیش از 70 ابزار مختلف تفکر راهبردی وجود دارد که می‌توانید از آنها انتخاب کنید تا به تیم خود تفکر و برنامه‌ریزی استراتژیک را بیاموزید. نکته اصلی انتخاب ابزارهایی است که بیشترین هماهنگی را با زمینه فعالیت تیم، اهداف کسب و کار، چشم‌انداز رقابتی و غیره دارند.
5) ایجاد چک‌لیست جلسات
تحقیقات علوم‌اجتماعی در مورد عادات نشان می‌دهد که برای تغییر موثر رفتار یک شخص، ارائه محرک‌های جسمی یا محیطی مفید هستند. یکی از محرک‌های بسیار مؤثر، استفاده از چک‌لیست جلسات است. این یادآوری‌های فیزیکی اطمینان حاصل می‌کنند که تمام تیم‌های سازمان از اصول اولیه جلسه، روش‌ها و ابزارهای بهینه‌سازی زمان جلسه آگاهی دارند. با این حال، چک‌لیست‌ها فقط درصورتی ارزشمند هستند که به صورت مداوم مورد استفاده قرار گیرند.
جلسات مؤثر می‌توانند اجتماع‌هایی پرانرژی برای کمک به تیم شما در راستای جهت‌گیری، تصمیم‌گیری و متحد کردن تلاش‌ها باشد. اما از طرفی، جلسات ناکارآمد می‌تواند مانند موانعی باشد که افراد را با اطلاعات بی‌ربط، سخنرانی‌های آموزشی و اولویت‌های نامشخص از هدف اصلی منحرف کرده و انرژی آنها را بگیرد.
امروز در کدام نوع جلسات شرکت می‌کنید؟ به نظر شما فردا فرق خواهد کرد؟